En réduisant le temps de recherche de l’information, la GED participe alors fortement à l’amélioration de l’efficacité de vos collaborateurs. Ne passant plus des heures à la recherche de documents, les processus sont alors raccourcis et les délais d’attente aussi. Un point non négligeable pour vos clients !

Parce qu’on ne compte plus les nombreux avantages d’un logiciel de GED, cette solution permet également de faciliter la communication interne en réduisant le nombre de copies distribuées aux différents services et donc le flux d’informations reçu par le salarié. Plus de temps perdu pour trouver la dernière version à jour du document.

Plus besoin d’armoires ni de classeurs, à vous le bureau spacieux ! La GED permet de réduire votre espace de stockage et donc les coûts itinérants. De plus, il ne vous sera plus nécessaire de réaliser plusieurs copies d’un même document puisqu’une version numérique sera désormais stockée dans l’armoire numérique de l’entreprise et accessible à tous les salariés autorisés. Vous réduisez donc également vos coûts d’impression.

Grâce au logiciel de GED, seuls les salariés autorisés à lire un document pourront y parvenir. Cette solution filtre les accès et sécurise vos documents.

Grâce à la GED, les sauvegardes sont simplifiées et les documents numériques sont sécurisés : tout reste en ligne et accessible, mais pas pour tout le monde. Ainsi, vous pouvez mettre en place le plan de reprise d’activité (PRA) et éviter d’investir dans des espaces de stockage résistants aux catastrophes naturelles (relativement coûteux), tout en contrôlant facilement les droits d’accès.

Dernier avantage de cette liste mais pas des moindres : un logiciel de GED constitue une réelle avancée vers le zéro papier. A l’heure où il est important pour une entreprise de diminuer l’impact de sa consommation sur l’environnement, c’est une vraie solution à adopter pour accompagner votre entreprise dans une stratégie plus verte.