Le numérique au service de vos documents :
Améliore leur sécurité et fluidifie leur circulation.
- Traitement des factures fournisseurs
- Indexation de documents
- Rapprochement de documents
- Traitement du courrier entrant
- Traitement des accusés de réception
- Reconnaissance automatique de documents
- Lecture automatique de documents
- Constitution de PDF/A
Nous numérisons et indexons tous vos documents de gestion
Adapté à toutes les Entreprises Réunionnaises
Traitement du courrier entrant
DIGIPROD industrialise la dématérialisation de vos documents entrants et fluidifie vos processus métiers en raccourcissant les délais de traitement et optimisant le partage. Réception de votre courrier entrant, mise à plat, nettoyage, numérisation, typage, indexation, extraction de données, vidéo correction, mise en GED, insertion dans un ERP, mise en workflow et archivage sécurisé.
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Lecture automatique de documents
(LAD) : C'est un ensemble de technologies qui permet de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numérisés de type formulaire structuré ou semi-structuré. Les informations ainsi extraites peuvent alors être utilisées comme métadonnées dans un système de GED par exemple.
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Indexation de documents
L'indexation des documents consiste à associer des mots clés et informations à chaque document en fonction du plan de classement, afin de faciliter la recherche, l’accès et le traitement par les utilisateurs.
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Rapprochement de documents
Nos solutions s’appuient sur des algorithmes performants pour comparer les données disponibles à la ligne, en en-tête ou en pied de page afin d’aboutir à une réconciliation.
Le rapprochement automatique consiste, par exemple, à éviter d’avoir à vérifier la conformité d’une facture au bon de commande associé dont les données ont déjà été approuvées. Il s’agit de supprimer toute intervention humaine dans le processus pour que la facture soit automatiquement mise en paiement.
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Les avantages de la dématérialisation
La GED, également appelée gestion électronique des documents (ECM), permet désormais aux entreprises de gérer leurs contenus plus simplement avec une simple requête. En fait, c’est un peu comme Google : un moteur de recherches qui transmet les documents demandés. Ainsi, un collaborateur à la recherche de toutes les factures liées à un client pourra les retrouver facilement grâce à son logiciel de GED.
En réduisant le temps de recherche de l’information, la GED participe alors fortement à l’amélioration de l’efficacité de vos collaborateurs. Ne passant plus des heures à la recherche de documents, les processus sont alors raccourcis et les délais d’attente aussi. Un point non négligeable pour vos clients !
Parce qu’on ne compte plus les nombreux avantages d’un logiciel de GED, cette solution permet également de faciliter la communication interne en réduisant le nombre de copies distribuées aux différents services et donc le flux d’informations reçu par le salarié. Plus de temps perdu pour trouver la dernière version à jour du document.
Plus besoin d’armoires ni de classeurs, à vous le bureau spacieux ! La GED permet de réduire votre espace de stockage et donc les coûts itinérants. De plus, il ne vous sera plus nécessaire de réaliser plusieurs copies d’un même document puisqu’une version numérique sera désormais stockée dans l’armoire numérique de l’entreprise et accessible à tous les salariés autorisés. Vous réduisez donc également vos coûts d’impression.
Grâce au logiciel de GED, seuls les salariés autorisés à lire un document pourront y parvenir. Cette solution filtre les accès et sécurise vos documents.
Grâce à la GED, les sauvegardes sont simplifiées et les documents numériques sont sécurisés : tout reste en ligne et accessible, mais pas pour tout le monde. Ainsi, vous pouvez mettre en place le plan de reprise d’activité (PRA) et éviter d’investir dans des espaces de stockage résistants aux catastrophes naturelles (relativement coûteux), tout en contrôlant facilement les droits d’accès.
Dernier avantage de cette liste mais pas des moindres : un logiciel de GED constitue une réelle avancée vers le zéro papier. À l’heure où il est important pour une entreprise de diminuer l’impact de sa consommation sur l’environnement, c’est une vraie solution à adopter pour accompagner votre entreprise dans une stratégie plus verte.